Privacyverklaring HVH.

Stichting Dierenvoedselbank Hart voor Huisdieren Limburg (HVH)

1. Algemeen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt duidelijke richtlijnen voor organisaties die persoonlijke gegevens verwerken. Het doel is om personen te beschermen en te waarborgen dat gegevens zorgvuldig worden behandeld, niet worden misbruikt en niet langer worden bewaard dan nodig is. Ook de stichting Dierenvoedselbank Hart voor Huisdieren Limburg (kortweg HVH) houdt zich strikt aan deze wetgeving.

2. Gebruik van persoonsgegevens

Wanneer u een noodhulppakket aanvraagt, verwerken wij uw gegevens als volgt:

• Aanvraagprocedure: Indien u wordt toegelaten tot het klantenbestand of op de wachtlijst wordt geplaatst, worden uw gegevens opgenomen in ons systeem. Indien een aanvraag niet wordt geaccepteerd, bewaren wij enkel de naam en de reden van afwijzing gedurende één jaar. Dit doen wij om te voorkomen dat er onterecht herhaalde aanvragen worden gedaan. Een verandering in uw financiële situatie is uiteraard altijd reden om een nieuwe aanvraag in behandeling te nemen.

• Klantenbestand: Wij leggen de volgende gegevens vast: klantnummer, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres, gezinssamenstelling en de gegevens van uw huisdier(en). Dit is noodzakelijk om u optimaal van dienst te kunnen zijn.

• Financiële gegevens: Wij registreren gegevens over uw beschikbare budget om de toekenning van noodhulp te toetsen. Bewijsstukken (zoals bankafschriften of bewijs van bewindvoering) worden na verificatie onmiddellijk vernietigd. In ons systeem wordt enkel middels een code bijgehouden of de controle heeft plaatsgevonden.

• Bewaartermijn: Uw gegevens worden tot maximaal 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap (of verwijdering van de wachtlijst) bewaard voor administratieve doeleinden.

3. Inzage en Geheimhouding

Alleen bestuursleden en geautoriseerde vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor de administratie hebben toegang tot uw volledige dossier. Zij zijn gebonden aan een strikte geheimhoudingsplicht.

Vrijwilligers op de uitdeelpunten hebben enkel inzage in de noodzakelijke gegevens (naam en de samenstelling van het pakket) en mogen geen informatie over klanten of personen op de wachtlijst verspreiden naar derden.

4. Uw Rechten

U heeft het recht om uw eigen gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen.

• Verzoek indienen: Dit kan schriftelijk via klantcontact@hvhlimburg.nl of telefonisch via 06-17117372.

• Bewindvoerders: Een bewindvoerder kan alleen gegevens opvragen van de door hem/haar aangemelde cliënt, mits er een schriftelijke toestemming van de cliënt wordt overlegd.

5. Misbruik en Sancties

Indien een registratie wordt beëindigd wegens handelingen in strijd met het reglement, dient de klantenkaart binnen 7 dagen te worden ingeleverd. Gebeurt dit niet, dan zal dit worden gemeld bij de partners (dierenartsen en bedrijven) die korting verlenen op vertoon van de kaart. In dat geval worden enkel de noodzakelijke gegevens (naam, adres en omschrijving huisdier) gedeeld om misbruik te voorkomen.

6. Datalekken

Het bestuur doet er alles aan om ongeoorloofde toegang tot uw gegevens te voorkomen. Mocht u onverhoopt een datalek vermoeden dat gerelateerd is aan HVH, dan verzoeken wij u dit direct bij ons te melden. Wij zullen direct een onderzoek starten en, indien nodig, melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.